<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=200535291051472&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

TURVALLISUUSTIETOA

 

Sähköisten turvajärjestelmien ajantasainen dokumentaatio

Posted by Emilia on May 24, 2021 8:45:00 AM

Miksi sähköisten turvajärjestelmien ajantasainen dokumentaatio on niin tärkeää?

 

Dokumentaation puutteellisuus aiheuttaa järjestelmien elinkaaren aikana kuluja, jotka voitaisiin välttää asianmukaisella järjestelmien dokumentaatioilla sekä niiden ylläpidolla elinkaaren aikana. Edellä mainitut kulut voivat muodostua mm. käytön aikaisista vianselvityksistä tai järjestelmien elinkaaren loppuvaiheessa, kun järjestelmät ovat tarve uusia tai uusimistarve tulee yllätyksenä.  

Jos ymmärrys toteutetun turvajärjestelmän rakenteesta jää olemassa olevan henkilöstön tietoisuuden tai muistin varaan on käsillä jo valmiiksi ongelma. Tällöin pelkästään henkilöstön vaihtuvuuden johdosta järjestelmän toteutustavasta ei ole enää riittävää tietoa, koska sitä ei ole asianmukaisesti dokumentoitu.

Turvajärjestelmän uusintaa suunniteltaessa on tarve selvittää mm. olemassa olevan järjestelmän laitekanta, järjestelmärakenne ja näiden hyödynnettävyys. Luonnollisesti tällaisessa tilanteessa kohteeseen jalkautuminen ja järjestelmärakenteen selvittäminen vie huomattavasti enemmän aikaa (kohteesta riippuen jopa päiviä) kuin se, että selvitettävät asiat olisivat todennettavissa asianmukaisesta loppudokumentaatiosta sekä elinkaaren aikana pienellä vaivalla muutostöiden yhteydessä ylläpidetystä dokumentaatiosta.

Perusteltua on varmistua olemassa olevien järjestelmien dokumentaatioiden ajantasaisuudesta ja tarvittaessa toteuttaa toimenpiteet niiden päivitykselle. Ajantasainen dokumentaatio edesauttaa järjestelmän elinkaaren hallintaa ja järjestelmäinvestointien oikea-aikaista suunnittelua sekä toteutusta.

 

Dokumentaation tärkeys suunnittelusta toteutukseen ja valmistumiseen

 

Suunnitteluvaihe

 

Tavoitetilan mukaiset suunnitelmat turvajärjestelmien toteutustavasta palvelevat asennustyötä. Selkeät ja ammattimaisesti toteutetut suunnitelmat vähentävät ristiriitoja ja tehostavat urakan aikaista toteutusta, jolloin todella tiedetään mitä tehdään, miten tehdään sekä mitä toteutusta varten hankitaan.

 

Suunnitteluvaiheessa on erityisen tärkeää ylläpitää yhteistyötä muiden suunnittelutahojen kanssa. Esimerkiksi turvajärjestelmien kaapelointi saatetaan suunnitella toisen suunnittelijan sekä toteuttaa toisen urakoitsijan toimesta, jolloin turvajärjestelmien suunnittelusta vastaavan tahon tulee varmistaa kaapeloinnin yhdenmukaisuus suunniteltuihin turvajärjestelmäratkaisuihin. Tällaisissa tilanteissa turvasuunnittelijan rooli muodostuu arvokkaaksi hankkeessa, kun yhteistyön koordinoinnista vastaa asiantunteva ja aktiivinen taho.  

Voidaan siis todeta, että ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” -lausahdus pitää myös tässä tapauksessa paikkaansa.

 

Urakan aikana

 

Kuten jo edellä kuvattu, asianmukaiset suunnitelmat edesauttavat asennustöiden sujuvuutta, jolloin voidaan minimoida suunnitelmista johtuvat asennusten aikaiset ongelmatilanteet. Jo ennen urakan aloitusta tulee olla määritelty loppudokumentaation laatu- ja sisältövaatimukset, jotka voidaan toteuttaa turvaurakoitsijan ja turvajärjestelmien suunnittelijan kanssa yhteistyössä. Urakoitsija kirjaa asennusten aikana suunnitelmiin järjestelmien lopullisen toteutustavan ja toteutuksen aikaiset muutostyöt (ns. ”punakynät”) sovitulla tavalla. Selkeät suunnitelmat sekä toisaalta vaatimukset loppudokumentaation laadusta ja sisällöstä ohjaa myös asentajan työtä, jolloin voidaan edesauttaa ja varmistua loppudokumentaation toteutusta vastaavasta sisällöstä.

 

Urakan valmistuttua – toteutuksen mukainen loppudokumentaatio  

 

Urakan valmistuttua turvasuunnittelija päivittää suunnitteluvaiheen suunnitelmat vastaamaan toteutuksen mukaista asennustapaa. Ennalta sovittu yhteistyö turvaurakoitsijan ja turvasuunnittelijan välillä edesauttaa laadukkaan loppudokumentaation toteutumista.

Kun turvasuunnittelija luo loppudokumentaation voidaan tällöin varmistua, että sen toteuttamiseen on käytössä oikeanlaiset työkalut, jotta dokumentaation laatuvaatimukset täyttyvät niin sisällöltään kuin ulkoasultaankin. Lisäarvoa tuottaa lisäksi se, jos osana turvasuunnittelijan loppudokumentaatiota toteutetaan urakan valvonta, jolloin voidaan todella varmistua siitä, että saadut punakynät vastaavat urakan valvonnan yhteydessä tarkistettua toteutusta ja luotu loppudokumentaatio pitää paikkaansa.

 

Dokumentaation säilytys, päivittäminen ja saatavuus järjestelmän elinkaaren aikana

 

Laadukkaallakaan dokumentaatiolla ei ole käytännössä mitään arvoa, mikäli se ei ole saatavilla silloin kun tietoa tarvitaan tai dokumentaatiota ei ole päivitetty kohteilla ajan mittaan tehtyjen muutostöiden perusteella. Tämän vuoksi organisaatioiden tulisi aina kiinnittää erityistä huomiota siihen, mikä taho dokumentaatiota säilyttää ja miten sen päivitysprosessit on kuvattu ja vastuutettu.

Seclion tarjoaa turvatekniikan toimittajista riippumattomana yrityksenä sopimusasiakkailleen turvadokumentaation ylläpitopalvelua, jossa asiakas voi valita dokumentaation turvallisen säilytyksen lisäksi myös edullisen ja toimittajariippumattoman dokumentaation päivityspalvelun.

 

Onko sinun organisaation sähköisten turvajärjestelmien dokumentaatio ajantasaista?

Jos tietoja pitäisi päivittää ja tarvitset siinä sparrailua tai apua, voit keskustella lisää aiheesta maksuttomassa etäpalaverissa Seclionin turvallisuusasiantuntijan kanssa. Varaa sinulle sopiva aika tapaamiselle tästä.

 

Mikäli haluat lukea lisää liittyen aiheeseen, suosittelemme sinulle kahta asiantuntija-artikkelia:

1. Turvasuunnittelun vaiheet

2. Turvasuunnittelun hyödyt

 

Topics: turvallisuusasiantuntija, turvallisuuskonsultointi, turvajärjestelmät, Turvallisuusjohtaminen