Turvatilojen tarve on kokemuksemme mukaan kasvanut merkittävästi viime vuosien aikana ja erillistilojen käyttö onkin nykyään osa yhä useamman organisaation normaalia toimintaa. Turvatilalla tarkoitetaan tässä tekstissä ns. normaaleista työskentelytiloista eriytettyä tilaa, jonka tarkoitus on mahdollistaa tavanomaista korkeamman luottamuksellisuustason tiedon asianmukainen käsittely ja/tai säilytys.
Kun suunnittelet turvatilojen rakentamista, kannattaa heti alusta alkaen pyrkiä huomioimaan kattavasti useita eri näkökulmia, jotta lopputulos vastaa sekä turvallisuuden että toiminnallisuuden osalta organisaation tavoitetilaa.
Heti alkuun vinkki kaikille uusia toimitiloja etsiville organisaatioille: Jos tiedätte jo valmiiksi, että tulette (tai tulette todennäköisesti) tarvitsemaan uusissa toimitiloissanne myös erillistä turvatilaa, kannattaa tämä asia ehdottomasti huomioida mahdollisuuksien rajoissa jo uuden toimitilan soveltuvuuden arvioinnissa ja lopullisessa valinnassa. Parhaimmillaan uuden toimitilan sijainti ja fyysiset ominaisuudet luovat erinomaisen perustan toimiville turvatiloille, mutta yhtä lailla edellä mainitut voivat aiheuttaa rajoituksia, merkittäviä lisäkustannuksia tai pahimmillaan jopa varsinaisia esteitä turvatilojen rakentamiselle.
Tässä blogitekstissä tarkastellaan tätä hyvin sensitiivistä aihetta muutaman keskeisen näkökulman kautta ja tarkoituksella vain ylätasolla, menemättä yksityiskohtiin.
1. Tarpeiden määrittely ja riskinarvioint
Oman organisaation toiminnan ja toimintaympäristön tunnistaminen on tärkeä ensimmäinen vaihe. Jokainen organisaatio on omanlaisensa ja tarpeet ovat tässä kontekstissa uniikit. Toimintaympäristön määrittelyn jälkeen voidaan siirtyä sisäisten ja ulkopuolisten uhkien ja niiden aiheuttamien riskien arviointiin.
Huolellinen riskinarviointi auttaa tunnistamaan konkreettisesti mahdolliset uhat ja riskit, joita vastaan tilat ja ratkaisut tullaan myöhemmin suunnittelemaan. Riskien arvioinnin tulisi kattaa ns. ”Security” näkökulmien lisäksi aina myös esimerkiksi onnettomuuksien, työturvallisuuden ja hätätilanteiden huomioinnin.
2. Lainsäädännön ja standardien noudattaminen
Turvatilojen suunnittelussa on tärkeää ottaa huomioon rakentamismääräykset, turvallisuusstandardit ja viitekehykset, mahdolliset asiakasvaatimukset, sekä lainsäädäntö. Näitä ovat esimerkiksi paloturvallisuusmääräykset, esteettömyysvaatimukset, hätäpoistumisteiden suunnittelu ja muut vastaavat tekijät.Oikeiden standardien noudattaminen auttaa varmistamaan tilojen turvallisuuden ja käyttökelpoisuuden kaikissa olosuhteissa.
3. Monipuolisen kokonaisuuden suunnittelu
Turvatilojen suunnittelussa kannattaa usein tavoitella monipuolista turvallisuuskonseptia. Tämä tarkoittaa sitä, että ratkaisuissa hyödynnetään useita eri turvallisuuskerroksia ja -menetelmiä. Esimerkiksi tilojen fyysinen sijainti, fyysiset rakenteet, kulunvalvonta, hälytysjärjestelmät, valvontakamerat ja hätäpoistumistiet ovat kaikki osa kokonaisvaltaista turvallisuussuunnitelmaa.
4. Teknologian hyödyntäminen
Nykyään turvatilojen suunnittelussa on tarjolla monia teknologisia ratkaisuja, jotka voivat parantaa tilojen turvallisuutta. Esimerkiksi älykkäät valvontajärjestelmät, kulunvalvontaohjelmistot, biometriset tunnistusjärjestelmät ja automaattiset hälytysjärjestelmät ovat kaikki tehokkaita työkaluja turvallisuuden parantamiseksi.
Turvatilojen osalta korostuu kuitenkin aina samalla myös tarve turvajärjestelmien toteutustavan turvallisuuden varmistamiseen. Pahimmillaan muutoin hyvän turvatilan heikoin lenkki voi olla heikosti toteutettu turvajärjestelmä tai sen osa.
5. Tilojen suunnittelu- ja rakennusvaiheen turvallisuus
Turvatiloille tarvitaan aina myös rakentajat ja urakoitsijat. Nämä tarvitsevat töiden suorittamiseksi ohjeita, piirustuksia ja suunnitelmia, jotka ovat luonnollisesti lähes aina salassa pidettävää tietoa.
Salassapitosopimukset ja muut kirjalliset toimintaohjeet ovat pakollinen osa turvatilojen ammattimaista toteutusta. Kokemuksemme mukaan puutteita havaitaan usein mm. piirustusten jakelussa työmaalla ja niiden säilytyksessä, dokumentoinneissa, sekä ylipäätään oikean toiminnan valvonnassa ja todentamisessa suunnittelu-, rakentamis- ja urakointivaiheissa.
Lisäksi rakennusaikana tulee käytännössä aina eteen teknisiä tai rakenteellisia yksityiskohtaisia kysymyksiä, joihin Tilaajalta (tai sen edustajalta) tarvitaan osaamista ja kannanottoa.
6. Ohjeet ja koulutus
Teknisten ja rakenteellisten näkökulmien lisäksi on muistettava tilan käyttäjät, eli me ihmiset. Ihmisiä varten tarvitaan selkeät kirjalliset toimintaohjeet, jonka lisäksi käyttäjät tulee myös aina perehdyttää oikean toiminnan varmistamiseksi. Henkilökunnan tulee olla oikean toiminnan varmistamiseksi tietoinen tiloja koskevista turvallisuusmääräyksistä, hätätoimenpiteistä ja hätätilanteiden hallinnasta.
7. Yhteenveto
Turvatilojen rakentaminen vaatii huolellista suunnittelua ja monipuolista osaamista. On tärkeää ottaa huomioon riskit, lainsäädännölliset vaatimukset, turvallisuuskonseptin toimivuus, soveltuvien teknologioiden valinta, rakennusvaiheen turvallisuus, sekä henkilökunnan koulutus.
Kaikki nämä näkökulmat yhdessä antavan hyvät lähtökohdat toimivien turvatilojen suunnittelulle ja rakentamiselle.
Seclionilla on vuosien kokemus ja merkittävää osaamista erilaisten turvatilojen suunnittelusta ja toteutuksista. Jos turvatilojen suunnittelu ja rakentaminen ei ole sinun tai organisaatiosi ydinosaamisalueella (tai vaikka olisikin), voit olla meihin yhteydessä, niin jutellaan miten turvatilojen suunnitteluun erikoistuneet konsulttimme voivat olla teille avuksi.
Ps. Asiakasreferenssejä ei näistä projekteista kannata kysellä, ymmärrät varmasti miksi.
