Organisaation näkökulmasta uhkia ja riskejä voidaan tunnistaa käytännössä rajattomasti, jonka vuoksi riskien todennäköisyyden ja vaikuttavuuden arviointiin tulee kiinnittää erityistä huomioita. Näin varmistetaan, että (rajalliset) resurssit voidaan kohdentaa todennäköisimpinä pidettyjen riskien vastatoimien tarkempaan suunnitteluun.

TOP-5 yleisimmät kehityskohteet turvallisuuteen liittyvissä suunnitelmissa ja ohjeistuksissa

- Ohjeet eivät ole ajan tasalla

- Puutteet uhkien ja riskien todennäköisyyksien ja vaikuttavuuden arvioinnissa

- Ristiriidat toimintaohjeissa

- Puutteet roolien ja vastuiden määrittelyssä

- Ohjeita ei ole jalkautettu tai ne eivät ole organisaation saatavilla

Mistä puutteet johtuvat?

Laadukkaiden ja kattavien riskienhallinta- ja turvallisuusohjeiden laatiminen "puhtaalta pöydältä" on haastavaa ja aikaa vievää, sekä pitkäjänteistä työtä. Olemassa olevien ohjeiden ylläpitämisen tulisi puolestaan olla jatkuva prosessi ja ohjeiden sisällöt tulisi saada pidettyä kuranttina vuodesta toiseen, vaikka oma organisaatio ja maailma ympärillä muuttuu jatkuvasti.

Viimekädessä turvallisuusohjeiden ylläpitämisen perusajatuksen voi tiivistää seuraavaan lauseeseen:

"Suunnittelemme miten toimimme ja toimimme siten kuin olemme suunnitelleet".

Mikäli edellä mainittu lause ei (mistä tahansa syystä) ole realistinen, on aika tarkastella ja päivittää joko ohjeita ja/tai organisaation toimintaa. Ohjeiden olemassaolo ei siis vielä itsessään riitä, vaan ne luovat perustan oikealle ja tehokkaalle toiminnalle.

Turvallisuusohjeiden keskeinen sisältö tulisi saada iskostettua henkilöstön mieliin siten, että he toimivat luontaisesti ohjeistetulla tavalla, sen enempää ohjeita tai dokumentteja miettimättä. Tämä tilanne voidaan puolestaan saavuttaa vain pitkäjänteisellä turvallisuusviestinnällä ja kouluttamisella, joka tulisi aloittaa jo uuden työntekijän rekrytoinnin yhteydessä. Keskeinen asiaa kuvaava termi on "organisaation turvallisuuskulttuuri".  

Yksittäisen henkilön on käytännössä mahdotonta laatia ohjeistuksia ilman muun organisaatio tukea. Erityisen tärkeää on myös johdon sitoutuminen ohjeiden mukaiseen toimintaan, jonka vuoksi organisaation johdon tulisi vähintäänkin katselmoida ja hyväksyä laaditut ohjeet, mikäli osallistuminen niiden laadintaan ei ole mahdollista.

Lisäksi on täysin luonnollista, että toimintamallien suunnitteluun ja ohjeiden laatimiseen osallistunut työryhmä saattaa ajan mittaan "sokeutua" tekemälleen työlle, joka puolestaan johtaa helposti puutteisiin tai ristiriitoihin ohjeistuksissa.

Keinoja laadittujen ohjeiden ja suunnitelmien ylläpitämiseen?

1. Luo prosessi ohjeiden ylläpitämisestä ja noudata sitä.

2. Määritä vastuutahot ja aikatauluta tehtävät (ml. riskien arvioinnit).

3. Varmista, että riittävät resurssit ovat aidosti saatavilla (ajan puute ei saa muodostua ongelmaksi).

4. Käytä tarvittaessa apuna ulkopuolista turvallisuusasiantuntijaa.