By Harri • syyskuuta 4, 2019

Tehosta toimintaa sähköisillä lomakkeilla!

Tee itsellesi palvelus ja luovu paperilomakkeiden täyttämisestä!

Vieläkö teidän toiminnassanne täytellään paperisia lomakkeita, joita sitten myöhemmin etsitään ja yritetään tulkita?

Olemme käyneet asiakkaidemme kanssa kymmeniä keskusteluja siitä, miten erilaisessa työssä voidaan tehostaa toimintaa, parantaa työtyytyväisyyttä ja lisätä asikakastyytyväisyyttä helppokäyttöisten sovellusten avulla. Eräänä tärkeänä toiminnan tehostamisen kohteena on asiakkaidemme toimesta nostettu esiin sähköiset lomakkeet. Todella monessa tilanteessa joudutaan edelleen käyttämään paperisia lomakkeita työn tulosten dokumentointiin ja raportointiin. Tämä on usein työtehoa heikentävää ja lisäksi lopputuloksena syntyvä dokumentti jättää usein toivomisen varaa. 

Spotilla-palvelussa on jo pitkään ollut mahdollisuus luoda lomakkeita esimerkiksi vikailmoituksiin, laatupoikkeamiin tai palvelupyyntöihin liittyen. Nyt olemme kuitenkin kehittäneet Spotilla palveluun kokonaan uuden lomake-moduulin, jonka avulla asiakas voi luoda Spotillaan rajattoman määrän juuri tarvitsemiansa lomakkeita.

Otetaanpa muutamia esimerkkejä:
- Mittauspöytäkirjat
Tarkastuslistat
- Vikalistat ja muut auditointi- tai puutelistat
- Työkirjaukset (työaika, matkakulut, varaosat)
- Huoltoraportit ja huoltopöytäkirjat
- Laatuun, turvallisuuteen, perehdyttämiseen tai  kuittauksiin liittyvät lomakkeet
- Varaosatilaukset tai muut tilauslomakkeet
- Työmaatarkastukset, tuotannon tarkastukset tai siivoustarkastukset

Koska voit itse päättää mitä tietoja lomakkeilla kysytään, ei Spotillassa ole mitään rajoituksia sille, minkälaisia lomakkeita sillä luodaan. 

tehtävälomake kentät

Mitä Spotillan sähköisillä lomakkeilla voi tehdä?

Spotillan sähköisten lomakkeiden avulla voit itse luoda juuri haluamasi kaltaisia lomakkeita, jotka voidaan joustavasti täyttää selainkäyttöliittymästä, puhelimella tai esimerkiksi tabletilla. Oleellista on, että et ole sidottuna mihinkään tietynlaiseen lomakeformaattiin, vaan päätät itse, mitä ja minkälaisia käyttämäsi lomakkeet ovat. 

lomakeprosessi

Jokainen täytetty lomake voidaan automaattisesti muuttaa PDF-raportiksi ja lähettää asiakkaalle sähköpostilla. Voit itse päättää PDF-raportin asetuksista, kuten logosta ja metatietoteksteistä. 

Käytännön työn suorittaneen henkilön ei tarvitse kuin täyttää tiedot, raportti lähtee työnjohdolle tai suoraan asiakkaalle napin painalluksella. Jos ja usein kun - työn suorittamisen yhteydessä syntyy dokumentoitavaa tietoa - voidaan Spotillan sähköiselle lomakkeelle tallentaa myös suoraan kuvina työvaiheet. 

Tiedämme, että usein erilaiset tarkastuslomakkeet ja raportit voivat olla pitkiä ja sisältää paljon tietoja - siksi Spotillan lomakkeet voidaan luoda siten, että ne pilkotaan osiin. Jokainen osa täytetään erikseen ja tallennetaan pilveen. Vaikka lomakkeen suorittaminen jäisi kesken tai verkkoyhteys olisi huono, mitään tietoja ei menetetä. 

tehtävälomake

Olemme  erityisesti tiedostaneet, että usein saman lomakkeen tietoja syntyy yhdellä kerralla paljon. Siksi Spotillan lomakkeet toimivat siten, että voit täyttää jokaisen osion samalla kertaa useita kertoja. 

Esimerkiksi tilanteessa, jossa samoja mittaustietoja kerätään useista laitteista samalla kerralla, voidaan Spotillan lomakkeilla yhdellä tehtävällä, yhdellä lomakkeella, syöttää samat määrämuotoiset tietokentät vaivattomasti yhdelle raportille. 

Täytätteko te paperilomakkeita toiminnassanne? 

Ota yhteyttä myyntimme, selvitetään voisiko Spotillan sähköinen lomake helpottaa ja tehostaa teidän työtänne?

OTA YHTEYTTÄ

 

 

Tilaa Spotilla blogipäivitykset, saat kerran kuukaudessa koosteen sähköpostitse