Oletko vaihtamassa käyttämääsi kiinteistön huoltokirjaa tai miettimässä uuden huoltokirjasovelluksen hankkimista? Kerromme tässä blogissa muutamia havaitsemiamma tekijöitä, jotka tekevät kiinteistön huoltokirjasta hyvän sekä tarjoamme lisätietoja aiheeseen liittyen (lue myös hyvän kunnossapidon määritelmä). 

Huoltokirjasovellus, eli sähköinen huoltokirja tai sähköinen talokirja, kannattaa lähtökohtaisesti hankkia aina. Kiinteistöhuolto sekä muu kiinteistön ylläpitoon osallistuva joukko teknisiä asiantuntijoita tuottaa kiinteistön omistajalle tai haltijalle suuren määrän tietoa - joka on hyödynnettävissä vain, jos se dokumentoidaan järkevästi. Kaikki paperilapuilla - tai eriksene skannatuilla ja sähköpostilla toimitettavilla lomakkeilla oleva tieto on lähtökohtaisesti menetettyä. Kyse on vain ajasta, jossa tieto "hukkuu". 

Businessman being depressed by accounting in his office

Sähköinen huoltokirja tai kiinteistön huoltokirja on "hyvä" sillon, kun se palvelee sekä omistajan- että palveluntuottajan ja/tai loppukäyttäjän tarpeita. Nämä tarpeet ovat yleensä samankaltaisia, mutta eivät aina samoja. Ensimmäinen ja tärkein vaatimus nykymaailmassa on, että tiedon tulee olla mobiilista käytettävää. Toisin sanoen, sekä tietojen hakeminen että niiden syöttäminen tulee olla mahdollista tehdä mobiilisti. 

Toinen tärkeä vaatimus huoltokirjalle on, että sen tulee olla riittävän joustava ominaisuuksiltaan kyetäkseen palvella erilaisia kiinteistön omistajia. Joustavuutta voi arvioida esimerkiksi seuraavien asioiden kautta:

  • Voidaanko käyttäjäoikeudet määritellä joustavasti eri käyttäjäryhmille eri sisältöön
  • Voidaanko "kansiot" tai "puut" rakentaa vapaasti, juuri halutulla tavalla per kiinteistö tai joukko kiinteistöjä?
  • Voidaanko laitehierarkiat ja/tai laitteiden sisältämät "tietokentät" määritellä halutunlaisesti, ilman rajoituksia ja valmiita määrityksiä?
  • Voidaanko palvelupyyntöjä (palvelupyyntölomaketta) määritellä erilaisia eri tarpeita varten ja voidaanko ne ohjata suoraan oikeille palveluntuottajille?
  • Voidaanko tietoja (kiinteistöt, laitteet, tehtävät, palvelupyynnöt jne.) käsitellä mobiilisti sekä iOS että Android laitteilla?

Sen lisäksi, että huoltokirjan on itsessään sisällettävä tarpeellisia ominaisuuksia, on myös tunnistettava, että huoltokirjan itsessään tulisi tukea sen käyttöä niin, että esimerkiksi tehtävät ja palvelupyynnöt ovat kaikkien osapuolien näkökulmasta toimivia. 

Kokemuksemme perusteella suurimpia ongelmia huoltokirjasovelluksissa (ja niiden käytössä ovat)

  • Huoltokirjassa ei ole laitteiden tietoja, eli järjestelmädokumentaatio on puutteellinen
  • Huoltokirjassa "napsutellaan" määräaikaistehtäviä valmiiksi, mutta todellinen dokumentointi siitä mitä on tai ei ole tehty uupuu tai se lähetetään erillisillä exceleillä
  • Palvelupyynnöt ohjataan kaikki yhteen ja samaan putkeen, jossa niiden käsittely ruuhkautuu tai ei toimi muutoin tehokkaasti

Tutustu täällä Spotilla kunnossapitosovellukseen, joka on kustannustehokas, moderni, helppokäyttöinen ja mobiilisti toimiva ratkaisu. 

Lisää artikkeleita kiinteistön huoltokirjaan liittyen täällä

 

 

 

Jätä kommentti:

Tähän liittyvät blogitekstit:

Palvelupyynnöt, verkkolomakkeet ja prosessien digitalisointi

Harri | tammikuuta 16, 2019

Turvallisuushavainto, huoltopyyntö, palvelupyyntö, vikailmoitus, laatupoikkeama - näille tosielämän tapahtumille on olemassa...

Tähän liittyvät blogitekstit:

Sähköinen talokirja

Harri | marraskuuta 21, 2018

Mikä on sähköinen talokirja ja mitä sillä voidaan tehdä?

 

Harri

Posted by:- Harri

spotilla ohjelmisto

Uusimia artikkeleita

Suosituimpia artikkeleita